När synkning med ett elevregister är aktiverat på er skola så betyder det att elevregistret nu är er datakälla för information i Vklass. Det betyder att administration av elever, lärare, klasser, kurser och undervisningsgrupper sker i elevregistret. Gör du ändringar i Vklass så kommer dessa att skrivas över vid nästa synkning eftersom elevregistret anses ha den korrekta informationen. D.v.s. alla ändringar skall göras i elevregistret.
Synkningen är envägssynkronisering och inget skrivs automatiskt tillbaka till elevregistret.
Filmen ger dig som administratör en översikt kring hur du hanterar synkronisering i Vklass.
Vad synkroniseras från elevregistret?
- All information om alla användare: Personal, Elever och Vårdnadshavare
- Alla undervisningsgrupper, i gymnasiet kurser
- Alla klasser
- Kopplingar mellan elever, lärare och undervisningsgrupper, klasser
- Studieplaner
Vad synkroniseras från schemaprogrammet?
- Schemapositioner för lektioner:
- Tid för lektionen
- Vilken grupp/klass lektionen berör
- Vilken lärare som undervisar på lektionen
Göra ändringar i Vklass
Generellt skall alla ändringar av grupper, klasser, användare och scheman göras i elevregistret och i schemaläggningsprogrammet. Dock kan ändå vissa ändringar göras direkt i Vklass, men för detta gäller ett antal regler.
Vad kan jag göra?
Lägga till användare direkt i Vklass
Det är fullt möjligt att lägga till användare manuellt på skolan, direkt i Vklass, trots att dessa synkas från elevregistret. Dock kan man inte koppla dessa manuellt tillagda användare till kurser/ämnen eller klasser som synkroniseras från elevregistret. Alla sådana grupper som synkroniseras innehåller information om vilka användare som skall tillhöra gruppen. Därför kommer den manuellt tillagda användarens koppling till gruppen tas bort vid synkronisering. Dock finns användaren kvar på skolan, om än inte kopplad till grupperna.
Lägga till egna grupper (ämnen/kurser)
Alla lärare kan lägga till helt egna undervisningsgrupper och koppla elever till dessa. De undervisningsgrupper som skapas av lärare själva påverkas inte av synkroniseringen alls. Egna undervisningsgrupper kan schemaläggas och föras närvaro på om man vill.
Lägga till egna lektioner i schemat
I ditt eget schema kan du lägga till lektioner utöver de som synkroniserats från schemaprogrammet. Varje lektion du lägger till ska kopplas till en undervisningsgrupp. Gruppen kan du ha skapat själv i Vklass eller så är det en grupp som synkroniserats. Alla elever och lärare som deltar i gruppen kommer att se den nya lektionen i sina scheman.
Vad kan jag inte göra?
Du kan inte:
- Ändra några personliga uppgifter om en användare. Undantaget är e-post och mobilnummer
- Ändra namn, ämneskod, gruppnamn, start- & slutdatum etc. på en undervisningsgrupp
- Lägga till deltagare i en undervisningsgrupp (kurs/ämne).
- Ändra namn, start- & slutdatum etc. på en klass
- Lägga till deltagare till en klass
Allt detta kommer skrivas över vid nästa synkronisering med elevregistret.
Vanliga frågor
Börja med att följa denna checklista/snabbguide om du stöter på problem.
I sökfunktionen visas en ”cachad” (tillfälligt lagrad) klassbenämning på eleven. Därför kan det ta upp till 24 timmar innan klassnamnet ändras i dessa listor. Om du tittar under klassen så kommer du se att placeringen ändras direkt efter synk dock.
Ja, se bara till att ändra personnumret på eleven i Vklass först, därefter i Extens/Procapita och kör sedan en synkronisering.
Vid terminsstart brukar du behöva göra en manuell synkronisering utan spärrar. Observera även att kurser/undervisningsgrupper inte visas i Vklass förrän 10 dagar innan start (antalet dagar kan variera från kund till kund).
Det är helt normalt och beror på att det helt saknas undervisningsgrupper eller att det inte finns något pågående läsår/period. Synkroniseringen går igång igen inför terminsstart.
Klasserna som läses in från Elevregistret via Synkroniseringen?! Visas i Gränssnittet, (Under; Min klass eller Min skola och Klasser), 15 dagar innan klassernas Startdatum.
Ex. Idag, när denna artikel författades, är det den 3:e augusti. Då visas klasserna i Gränssnittet (Under; Min klass eller Min skola och Klasser), vilka har Startdatum, i Elevregistret, fr.o.m. den 18:e augusti och tidigare. Är Startdatumet den 19:e augusti eller senare? Då försvinner/syns inte klasserna i Gränssnittet idag (Under; Min klass eller Min skola och Klasser).