Förutsättningar
- Tillfälliga avdelningar kan endast skapas på enheter som är markerade som förskola eller fritidshem. Enheten måste även synkas med Extens eller Procapita för att funktionen skall synas.
- De som kan skapa tillfälliga avdelningar är administratörer, dvs med rollen SchoolPrincipal
- För att kunna hämta barn/elever och personal från andra skolor än den där avdelningen skapas måste administratören ha administratörsrättigheter (SchoolPrincipal) på alla de skolor där barn/personal skall hämtas från.
- Tillfälliga avdelningar är just ”tillfälliga”. Start- och slutdatum måste därför vara inom innevarande till max nästkommande år. Dvs en avdelning som skapas 2017 kan max gälla från 2017-01-01 till 2018-12-31. Normalt skall dessa avdelningar endast gälla över sommar- eller jullov.
Tänk på! När slutdatumet för Sommaravdelningen/den tillfälliga avdelningen passerat så försvinner den från Vklass. Om ni behöver hämta information från avdelningen i efterhand, så sätt ett slutdatum längre fram i tiden så kan ni se avdelningen efter att den ej är aktiv i förskolan.
Skapa avdelningen
I Skoladmin > Klasser, välj en förskola/fritidshem i listan. Klicka på länken Skapa tillfällig avdelning.
Fyll i information om avdelningen. Startdatum och slutdatum sätts som standard till 1 juni – 30 augusti innevarande år, men det kan ändras fritt. Fältet ”Utbildning” kan lämnas tomt. När avdelningen skapats kan man se den i avdelningslistan.
Lägg till barn/elever och personal via flikarna ”Lägg till elev” och ”Lägg till personal”. Du måste initialt välja från vilken av de skolor du har behörighet till som du vill söka bland. När du valt skola görs urvalet av elever/personal på just den skolan.
Tips! Välj en ”klass” (detsamma som Avdelning) utan att göra något annat urval och tryck på ”Sök”. Detta ger en lista på alla barn i den valda klassen/avdelningen.
Efter du klickat på Sök så visas en lista på alla barn/elever/personal som matchar urvalet. Kryssa för de barn/elever/personal som du vill lägga till i den tillfälliga avdelningen och klicka på ”Lägg till”
Tips! Kryssa i rutan Markera alla för att markera alla barn/elever/personal i listan. Särskilt effektivt för att lägga till hela avdelningar.
Du kan nu se vilka elever/barn och personal du lagt till i avdelningen under fliken ”Deltagare”.
Synlighet
- Avdelningen syns för vårdnadshavare i schemaläggningen av omsorgsschema så fort deras barn blivit kopplat till avdelningen.
- Avdelningen kommer att bli synlig för personal och elever (fritids) 13 dagar innan satt startdatum.
Rättigheter som sätts
- En tillfällig avdelning är i grunden en vanlig ”klass”/avdelning i Vklass. Samtliga barn/elever och personal som kopplas till den får behörighet som barn/elev och personal i avdelningen. I skola motsvaras detta av mentorsbehörigheter på den skola där avdelningen skapas.
- För att Vklass skall fungera som vanligt så sätts även skolbehörighet på barn/elever på den skola där avdelningen skapas. Det innebär att personal får lärarbehörighet på skolan och barn/ elever få elevbehörighet.
- Rättigheterna börjar gälla direkt när kopplingen mellan användare och avdelningen görs. Dock avgör startdatum på avdelningen när personal/elev först ser sin koppling i Vklass (se ovan).
- Rättigheterna är exkluderade ur synken med Extens/Procapita. Det innebär att även om synk körs så kommer rättigheter på både den tillfälliga avdelningen och den skola där avdelningen finns att ligga kvar. Observera att om ett barn eller en personal som blivit kopplad till en tillfällig avdelning slutar innan avdelningens slutdatum så måste detta avslut hanteras manuellt i Vklass. Görs ej detta kommer de fortsatt synas på förskolan trots avslutad aktivitet i Extens/Procapita.
- Varje natt körs ett automatiskt jobb som raderar rättigheter på både skola och avdelning om sådana finns kvar efter det att den tillfälliga avdelningens slutdatum passerat. Även de tillfälliga avdelningarna tas bort med automatik i detta jobb.
- OBSERVERA! Ta aldrig bort en tillfällig avdelning via Skoladmin utan låt alltid det automatiska jobbet göra detta. Om du vill bli av med en tillfällig avdelning i förtid så sätt helt enkelt ”idag” som slutdatum på den och avvakta till imorgon.
Övrigt
- Det finns också stöd för att hantera kortare och längre ”lovperioder” i Vklass. Om denna funktion kan du läsa mer här.
- Omsorgsschemat är kopplat till en enhet. Om den tillfälliga avdelningen ligger på en annan enhet än den ordinarie avdelningen måste vårdnadshavaren skapa ett nytt omsorgsschema på den nya enheten.
- Dokumentationsinlägg som kopplas till den tillfälliga avdelningen kommer ej bli synliga för personal efter att slutdatum passerat. Däremot kan vårdnadshavare både se och ladda ner dokumentationer med koppling till den tillfälliga avdelningen även efter slutdatum.
- Funktionen är framför allt anpassad för sommarveckorna. För övriga perioder, exempel runt jul/nyår samt under skollov rekommenderas att förskolor och fritidshem påminner vårdnadshavare att uppdatera schematiderna direkt i omsorgsschemat.