Skolor använder oftast Extens/IST administration eller Procapita/TED som elevregister. Läs mer om vad som hämtas från dessa register här. Denna sida går igenom vad du specifikt behöver tänka på i Extens och IST Administration vid synk till Vklass.
När synkas data in till Vklass? Endast kunder med IST Administration
Komvux
- Inläsning elev till enhet 1 dagar före och 0 dagar efter
- Inläsning personal till enhet 0 dagar före och 0 dagar efter
- Inläsning klass 10 dagar före och 10 dagar efter
- Inläsning elev i klass 1 dagar före och 1 dagar efter
- Inläsning kurs 10 dagar före och 10 dagar efter
- Inläsning elev i kurs 1 dagar före och 0 dagar efter
Grundskola och Gymnasium
- Inläsning elev till enhet 10 dagar före och 10 dagar efter
- Inläsning personal till enhet 0 dagar före och 0 dagar efter
- Inläsning klass/avdelning 10 dagar före och 10 dagar efter
- Inläsning elev i klass 10 dagar före och 0 dagar efter
- Inläsning kurs 10 dagar före och 10 dagar efter
- Inläsning elev i kurs 10 dagar före och 10 dagar efter
Förskola/fritidshem
- Inläsning barn till enhet 7 dagar före och 0 dagar efter
- Inläsning personal till enhet 0 dagar före och 0 dagar efter
- Inläsning avdelning 10 dagar före och 10 dagar efter
- Inläsning elev i klass 7 dagar före och 1 dagar efter
Undervisningsgrupper / kurser
Samtliga grupper hämtas baserat på elevaktiviteter i Extens. Detta innebär att för att en grupp skall synkas över till Vklass måste det finnas elevaktiviteter kopplade till undervisningsgruppen. Dessa elevaktiviteter måste ha ett start- och ett slutdatum. De måste även ha en lärarsignatur i kolumnen BetygSign.
Som startdatum får gruppen i Vklass det startdatum som ligger först i tid bland alla elevaktiviteternas startdatum kopplade till undervisningsgruppen. Som slutdatum får gruppen i Vklass det datum som är det sista i tid bland alla elevaktiviteternas slutdatum kopplade till undervisningsgruppen. Exempelvis har du fyra elevaktiviteter i Extens enligt nedan:
Elev 1, grupp 6B/20171MA, start 2017-08-19, slut 2017-12-20
Elev 2, grupp 6B/20171MA, start 2017-08-19, slut 2018-01-15
Elev 3, grupp 6B/20171MA, start 2017-08-01, slut 2017-12-20
Elev 4, grupp 6B/20171MU, start 2017-08-19, slut 2017-12-20
Detta ger två grupper i Vklass:
6B/20171MA, startar 2017-08-01 (från elev 3), slutar 2018-01-15 (från elev 2)
6B/20171MU, startar 2017-08-19, slutar 2017-12-20 (allt från elev 4)
Gruppernas koppling till personal
Detta hämtas på två sätt. Via BetygSign på elevaktiviteterna samt via tabellen Tjänst i Extens. Normalt hanteras detta med automatik när man sätter lärare 1, 2, 3 etc på grupperna.
Ett vanligt fel när det är för många lärare i en grupp i Vklass är att man har satt en fjärde eller femte lärare på gruppen som man inte hittar direkt i Extens. De finns där men kan kräva lite mer letande.
Personalkoppling till grupp är även beroende av lärarsignatur. Detta gör att om man har krockande lärarsignaturer (två personer i Vklass på skolan som har samma signatur) kan detta ställa till både schemaläggning och gruppkopplingar. Detta
Gruppändringar vid terminsskiften
Ofta så har man terminsgrupper i Extens. Det innebär att man vid varje terminsskifte får en ny undervisningsgrupp. Gamla resultat, prov/uppgifter, planeringar etc. finns kopplade i föregående termins grupp. Vill man ha över något till den nya gruppen får man kopiera över detta manuellt.
Observera dock att elevers resultat alltid finns att hitta på elevens resultatsida kopplat till ämnet. Så de tidigare resultaten hittar man där utan att behöva flytta över dem till nya gruppen.
Anledningen till dessa terminsgrupper är i Extens betygsättningen. i årskurs F-5 finns alltså möjligheten att skapa läsårsgrupper istället, för att slippa de ev. problem som kan följa utav detta.
Elevaktiviteter med olika kurskod
Vklass stödjer inte att du har olika kurskoder till olika elevaktiviteter kopplade till samma undervisningsgrupp. T.ex. om du har 10 elever i en svenska-grupp, där en av dem läser ”svenska som andraspråk”, så riskerar det bli fel i Vklass. Detta kan ta uttryck i att namnet på gruppen blir ”svenska som andraspråk” för alla elever istället för bara ”svenska”.
Personal / lärare
Exakt hur personal hämtas kan te sig lite olika i olika kommuner. Oftast är det dock några urval som avgör:
- Personen har status Aktiv
- Personen finns i e-postregistret
Vissa kommuner använder Status eller datum på anställningen för att avsluta anställningar. Detta ska normalt även ta bort personen ur Vklass.
Observera! Om personen lagts till manuellt, eller fått tilldelat sig högre behörigheter, kommer dessa behörigheter att behöva tas bort manuellt också.
Klasser
På gymnasieskolor döps klasserna till unika namn. T.ex. ES14A för estetklassen som började 2014 i skolan. Detta klassnamn följer eleverna genom deras år i gymnasiet. Samma upplägg speglas i Vklass.
På grundskolor däremot döps klasser till 4A, 5A, 6A etc. Dessa namn är inte unika och vid klassuppflyttningar så ligger klasserna kvar med samma namn, men eleverna flyttas mellan klasserna i Extens. Effekten i Vklass blir densamma, dvs att alla elever flyttas från sin klass till nästa årskurs klass. Dock kommer inte det material som lagts i klassen att flyttas med eftersom Vklass speglar det som just gjorts i Extens. Gör man inget åt detta kommer man vid terminsstart upptäcka att delade filer, gamla nyheter och annat rör ”fel” klass.
En lösning på ovanstående problem för grundskolor är att skapa unika gruppnamn för eleverna. Detta kräver en justering i synkroniseringen mellan Extens och Vklass och måste därför meddelas Vklass innan den kan implementeras. Principen är i alla fall denna i Extens:
När klassplaceringen av förskoleklasseleverna (skolans lägsta årskurs) görs behöver även en undervisningsgrupp skapas. Undervisningsgruppen ska skapas med följande logik om skolan inte har åldersblandade klasser:
KLASS_ÅR_ KLASSBETECKNING t.ex. KLASS_15_A
För åldersblandade klasser ska undervisningsgruppen skapas med följande logik:
KLASS_ÅR_ÅRSKURS_KLASSBETECKNING t.ex. KLASS_15_F_A
På undervisningsgruppens ”eget fält 2”, ska klassens namn t.ex. 1A skrivas. Det som är skrivet i fältet ”Eget 2” kommer andra system att använda sig av. Undervisningsgruppen ska inte ha några elever kopplade till sig. Utan den läser eleverna som står i fältet ”Eget 2”.
Efter klassuppflyttning i juni måste fältet ”Eget 2” på undervisningsgruppen uppdateras till klassens uppflyttade namn, 1A → 2A.
Vårdnadshavares koppling till elev
Ibland hittar inte Vklass kopplingen mellan elev och vårdnadshavare. Du behöver i Extens säkerställa att kopplingen mellan vårdnadshavaren och eleven har ”sambandstyp H” i Extens.