Synkronisering Edlevo/Procapita

Skolor använder oftast Extens/IST administration eller Procapita/Edlevo som elevregister. Läs mer om vad som hämtas från dessa register här. Denna sida går igenom vad du specifikt behöver tänka på när man har Edlevo eller Procapita som elevadministrativt system. Edlevo benämndes tidigare som TED (Tieto Education).

Undervisningsgrupper / kurser

Grupper hämtas baserat på läraraktiviteter i Procapita. På läraren kan man skapa en aktivitet kopplad till en klass eller undervisningsgrupp samt ett ämne. Dessa ligger sedan till grund för de grupper som skapas under Mina kurser/ämnen i Vklass.

Dessa grupper blir avgörande för hur man sedan kan schemalägga i Skola24. Man schemalägger sedan på motsvarande klass eller undervisningsgrupp samt ämne och lärarsignatur som är skapade som aktiviteter i Procapita. T.ex. kan man schemalägga på:

• 6A i MA (matematik) och lärare SLN, om det på Sten Larsson (SLN) finns en aktivitet för klass 6A i Matematik.
• GrpRödÅk6 (undervisningsgrupp för elever ur flera klasser i åk 6) i MA (matematik) och lärare SLN, om det på Sten Larsson (SLN) finns en aktivitet för undervisningsgrupp GrpRödÅk6 i Matematik.

Personal i fritidshem

Använder skolan Vklass för fritids så kan fritidshemspersonalen behöva markeras som just fritidshemspersonal på något sätt. Detta eftersom fritidshemmet och grundskolan oftast är samma enhet i Procapita och Vklass synkroniseringsmotor måste ha ett sätt att koppla rätt personal till fritidshemmet. Ofta görs detta genom att fritidshemspersonalen kopplas till sina respektive avdelningar i Procapita. Alternativt kan det göras genom att man har bestämd lärarkategori/tjänst på all fritidshemspersonal. Stäm av detta med Vklass-ansvarig i kommunen om du är osäker. Det finns också de som har en egen enhet för fritidshemmet.

När synkas data in till Vklass? Endast kunder med Edlevo (Tidigare TED, Tieto Education)

Om din kommun använder Edlevo läses information in från Edlevos API:er till Vklass. När informationen (ex klasser och grupper) syns i Vklass avgörs av den standardiserade integrationen. Det finns två inställningar man kan välja på sin organisation.

Inställning 1

Följer de datum som finns i Edlevo under pågående termin. Men utanför pågående termin (sommar och jullov) följs inställning 2 nedan.

Med denna inställning så tas t.ex. en elev bort från en grupp/klass/skola på samma slutdatum som står i Edlevo under en pågående termin. Grupper som startar mitt i en termin läses in till Vklass på samma datum som gruppens startdatum i Edlevo. Under sommarlovet och jullovet så används inställning 2 och grupper och klasser läses in 50 dagar innan startdatumet. Andra lov som höstlov, sportlov, påsklov räknas som del av termin och under dessa lov följs tiderna i Edlevo.

Inställning 2

• Inläsning av klass: 50 dagar innan, 8 dagar efter.
• Lärarkoppling klass: 50 dagar innan, 8 dagar efter.
• Elevkoppling klass: 50 dagar innan, 8 dagar efter.
• Barnkoppling klass/avdelning: 7 dagar innan, 1 dag efter.
• Inläsning ämnesgrupp/kurs: 50 dagar innan, 8 dagar efter.
• Lärarkoppling och elevkoppling till ämnesgrupp/kurs: 50 dagar innan, 8 dagar efter.
• Lärarkoppling skola: Från och med anställningsdatum, till och med avslutningsdatum för anställningen.
• Elevkoppling skola: 50 dagar innan, 8 dagar efter.
• Barnkoppling skola: 7 dagar innan, 1 dag efter.

Namnstandard i Edlevo och Vklass

Vklass har stöd att visa förnamn och efternamn, dessa uppgifter hämtas från Procapita och Edlevo och presenteras för användare på en förskola eller skola. Om användaren har dubbla efternamn syns uppgifterna i Vklass.

Mellannamn som finns i Procapita och Edlevo hämtas inte in och kommer därmed inte synas i Vklass. Om mellannamn förvärvas som efternamn kan dessa uppgifter synas i Vklass. Läs mer om detta på Skatteverkets hemsida.

Studieplaner och inläsning (Edlevo)

Om ni upplever problem med dubbletter i elevers studieplan, vänligen kontrollera elevens kopplingar till ämnesgrupper och deras slutdatum. Edlevo’s API skickar ut alla aktiva ämnesgrupper kopplade till eleven, och om det finns flera grupper som pågår under samma period och har samma kurskod, kommer de att visas dubbelt i studieplanen.

Att tänka på vid övergång till Edlevo

Vklass behöver en API nyckel med tillgång till följande Edlevo API’er.

• Organization API 
• Offering API 
• Personnel API 
• StudyInformation API (Endast ett krav vid inläsning av studieplan på gymnasium)

Om er Edlevo instans ligger i Tietos moln så behöver även Vklass klientcertifikat (ted.vklass.se) ges access till er data. Detta beställer ni av Tieto.

Vid lokal installation behöver Vklass veta URL’en till API’erna. Man behöver också säkerställa att Vklass klientcertifikat registreras för access med CN. Detta avhjälper Tieto med. Det är kritiskt att säkerställa att klientcertifikatet kan nå API servern utan att tas bort. Om exempelvis en SSL-terminerande lastbalanserare/brandvägg/proxy används kommer Vklass inte kunna authentisiera sig via klientcertifikatet då det plockas bort av lastbalanserare/brandvägg/proxy.

Lärares kopplingar som mentor/klassföreståndare till en klass måste ske på ett speciellt sätt i Edlevo till skillnad mot Procapita. Får ni ett felmeddelande att lärarkoppling till klass inte hittas när en skola synkroniseras efter att ni gått över till Edlevo gör enligt följande:

Kontrollera att man skapat en aktivitet via Personal där funktion sätts till Mentor. Det tillsammans med att API-versionen ska vara minst 6. Fungerar det ändå inte så kan en till sak verifieras. Funktionen Mentor som sattes under Aktivitet ska i kodregistret antingen ha kod = MENTOR eller Xtrainfo = MENTOR.

I API:et så hämtas data per skolform. Om enhet har t.ex. Grundskola, Särskola och Förskoleklass så behöver det anges i Vklass på enhetsID:et. {GUID}:GR:S:FK.

Vklass behöver veta vilka skolformer som varje skola har data för. Förskoleklasser t.ex. kan ibland ligga under skolformen Grundskola men också under sin egna skolform Förskoleklass.

Om man på kommunen tidigare haft Procapita och vi har använt Vklass egna integration direkt mot databasen kan det vara så att vi gjort specialfunktioner för er att t.ex. läsa in mentorsgrupper som klass utifrån en undervisningsgrupp som döpts på ett speciellt sätt i Procapita.

Observera att när övergång sker till att vi använder Tietos API:er kommer dessa specialutvecklade synkroniseringsfunktioner inte kunna göras. Vi är begränsade till de metoder som finns i API:et. Vår rekommendation är ändå att använda Tietos officiella API:er. Vår egna integration togs fram innan Tieto hade detta API.

Skolformer

Edlevo API:er hämtar data per skolform. Vklass behöver veta vilka skolformer för respektive skola som ska synkroniseras. Här är skolformerna i Edlevos API

Skolform	Förkortning
Pedagogisk omsorg (dagbarnvårdare)	PC
Förskola	FS
Fritidshem	F
Förskoleklass	FK
Grundskola	GR
Grundsärskola	S
Gymnasiet	GY
Gymnasiesärskola	GS
Svenska för invandrare	SF
Särvux	SV
Vuxenutbildning (komvux)	KV
Yrkesutbildning	YH