E-post och mobilnummer till användare i Vklass hanteras lite annorlunda än annan information. Anledningen till detta är att användarna kan själva ändra detta och det är t.ex. det lättaste sättet för en förskola/skola att samla in korrekta uppgifter från vårdnadshavare.
Man kan också be Vklass att göra en inställning att alltid skriva över e-post från det administrativa systemet. Det kan göras för tre olika kategorier:
Elever
Personal
Vårdnadshavare
Gör man dessa inställningar kommer alltid e-postadressen att skrivas över från det administrativa systemet.
Som standard är är inga av dessa tvingande synkroniseringar aktiverat utan det ber man om i ett supportärende om att vi ska ändra.
Om tvingande synkronisering av e-post eller mobiltelefonnummer inte är inställt?! Fungerar det på följande sätt:
Första gången elever, personal och vårdnadshavare läses in till Vklass, hämtas e-postadressen och mobilnumret från det administrativa systemet och hamnar på användaren.
Vklass fortsätter att synkronisera in e-postadressen så länge inte elev, personal eller vårdnadshavare ändrar sin e-post i Vklass-gränssnitt. Det betyder att om användaren aldrig sparar en ny e-postadress i Vklass?! Kan man ändra e-postadressen i det administrativa systemet och den synkroniseras över till Vklass. Har däremot elev, personal eller vårdnadshavare ändrat till en annan e-postadress än vad som existerar i det administrativa systemet?! Kommer e-posten aldrig att skrivas över från det administrativa systemet.
Vårdnadshavare specifikt
Om vårdnadshavaren ändrar till en ny e-postadress och sedan gör man samma ändring i det administrativa systemet?! Då kommer flaggan om att vårdnadshavarens e-postadress är ändrad av denne att tas bort och man kan sedan fortsätta uppdatera e-postadressen från det administrativa systemet.
Undantag och problem
Vissa kommuner kan ha olika administrativa system för olika verksamhetsformer. Har t.ex. en vårdnadshavare barn i två olika verksamhetsformer där det är olika administrativa system så kommer detta att skapa vissa problem om man har olika information i de båda systemen. T.ex om vårdnadshavaren har ett barn i förskola där man använder Procapita och så har det ett barn i grundskola där man använder Extens. Är t.ex. adressuppgifter på vårdnadshavaren olika så kommer adressuppgifterna i Vklass vara det som står i det administrativa systemet från den enheten som senast synkroniserades.
Det här gäller också e-postadress och telefonnummer när vårdnadshavaren inte ändrat till en e-postadress eller telefonnummer som finns i något av de administrativa systemen man använder så kommer dessa uppgifter att vara från den senast synkroniserade enheten.
Detta problem uppstår för att man försöker synka två olika uppgifter om en person till en person i Vklass.